Betriebskostenabrechnung einfach erklärt

Mit der Betriebskostenabrechnung rechnet der Vermieter die vom Mieter geleisteten Nebenkosten-Vorauszahlungen ab. Umlagefähig sind nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgezählten laufenden Kosten – etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Hausreinigung, Versicherungen und Hauswart. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Rücklagenzuführung; „sonstige Betriebskosten“ nur, wenn sie im Mietvertrag konkret vereinbart sind.

Es gilt eine strenge Ausschlussfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB) – danach sind Nachforderungen verloren, Guthaben des Mieters bleiben dagegen geschuldet. Formell muss die Abrechnung die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und die Vorauszahlungen ausweisen; fehlt eines davon, ist sie unwirksam. Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate für Einwendungen und ein Recht auf Belegeinsicht.

Bei den Heizkosten schreibt die Heizkostenverordnung eine Abrechnung zu 50 bis 70 Prozent nach tatsächlichem Verbrauch vor, und seit 2023 muss der CO₂-Kostenanteil zwischen Mieter und Vermieter nach dem Stufenmodell aufgeteilt werden – fehlt diese Aufteilung, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um drei Prozent kürzen.